Microsoft Excel 2007 in Hindi

Introduction to M.S. Excel

माइक्रोसॉफ्ट एक्सल, माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के अंतर्गत आने वाला एक एप्लीकेशन प्रोग्राम है। जिसे Spreadsheet प्रोग्राम के नाम से भी जानते हैं। यह डाटा को Tabulating Format में रखने की सुविधा देता है। M.S. excel सबसे ज्यादा प्रयोग किया जाने वाला सॉफ्टवेयर है। M.S. excel की सहायता से आप Mathematical,  logical calculation बड़ी आसानी से कर सकते हैं। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल का एक्सटेंशन .xls या .xlsx होता है।

M.S. excel को कैसे खोलें (How to open M.S. excel?)

Ø Start button पर जाएं ।

Ø Microsoft office suite में जाएं।

Ø Microsoft excel 2007 पर click करें।

Ø Open हो जाएगा।

M.S. excel Layout

v Title bar

v Quick Access Toolbar                                         

v Menu bar / Tab

v Office button

v Ribbon

v Name box

v Formula bar

v Work book

v Work sheet

v Work area

v Cell

v Row

v Column

v Scroll bar

Title bar

Title bar किसी भी एप्लीकेशन प्रोग्राम का सबसे ऊपरी भाग होता है। Title bar पर दाहिने साइड में तीन बटन Minimize, Restore/Maximize और close बटन होता है। बाएं साइड में Quick Access tool bar तथा Office button होता है, बीच में M.S. excel फाइल का नाम लिखा होता है। M.S. excel में by default फाइल नेम book1 लिखा होता है।

Program window control

यह Title bar के दाहिने साइड में होता है। जिसमें Minimize Restore/ Maximize और close बटन होता है। जिसकी सहायता से M.S. excel को छोटा-बड़ा या बंद किया जाता है।

Quick Access Tool bar

Title bar पर वाएं साइड में Quick Access Toolbar होता है। जिसमें आप अपने जरूरत के टूल्स को जोड़ सकते हैं। जिसकी मदद से कार्य को हम थोड़ा तेजी से कर पाते हैं।

Office button

M.S. excel 2007 में File menu की जगह पर Office button का प्रयोग किया गया है। जिसके अंतर्गत File Menu से संबंधित ( New, Open, Save, Save As, Print, Prepare, Send, Publish, Close, Excel option, Exit excel, Recent document) सभी कमांड आते हैं।

Menu bar

Title bar के नीचे Menu bar/ Tab होता है। जिसके अंतर्गत (Home, Insert, Page layout, Data, Review, तथा View Tab आते हैं। जिसकी मदद से आप M.S. ecxel में किसी कार्य को करते हैं।

Ribbon

Ribbon, Menu bar के अंतर्गत आने वाला Tool है। यह Formula bar के ऊपर होता है। Ribbon के अंतर्गत ही हमारे सभी कमांड आते हैं। जो कई ग्रुप में बंटे होते हैं।

Active cell/ Name box

यह Formula bar के Left side में होता है। जिसमें Active cell का नाम Display होता है।

Formula bar

यह Ribbon के ठीक नीचे होता है। जिसमें Active cell का Formula Display होता है।

Workbook window control

यह Program window control  के नीचे होता है। जिसमें Minimize, Restore/ Maximize और Close बटन होता है। जिसका काम Workbook को छोटा-बड़ा तथा close करना होता है।

Row

Workbook table में बने Horizontal लाइन को रो कहते हैं। एमएस एक्सल 2007 में कुल (1- 10,48,576) 10,48,576 रो होते हैं।

Column

Workbook table में बने Vertical लाइन को कॉलम कहते हैं। एमएस एक्सल में कुल (A-Z.......) 16384 कॉलम होते हैं।

Cell

Horizontal और Vertical line के कटान से बनने वाले खाने को सेल कहा जाता है। इसी cell में कोई डाटा fill किया जाता है।

Workbook

Row और Column से विभाजित पूरे टेबल को वर्क बुक कहते हैं। जिस पर by default 3 सीट खुलता है। प्रत्येक वर्क बुक में मैक्सिमम 16 वर्कशीट खोल सकते हैं।

Worksheet

यह वह भाग होता है, जहां पर आप डाटा टाइप करते हैं। यह Sheet रो और Column में विभाजित होता है। वर्कशीट के प्रत्येक सेल में 255 character स्टोर कर सकते हैं। प्रत्येक सेल के चारों ओर लाइन होती है। जिसे Grid line कहते हैं।

Status bar

यह window में सबसे नीचे है। जिस पर सेल में कार्य करते समय लेफ्ट साइड में Ready तथा Enter लिखकर आता है, तथा राइट साइड में zoom level और Layout दिया होता है।

Scrollbar

यह Workbook के दाहिने तरफ और नीचे की ओर दाहिने तरफ होता है। जिसको Scroll करके आप Complete सीट को देख सकते हैं।

1. Home tab

M.S. excel में Home tab का इस्तेमाल कुछ साधारण कमांड जैसे Bold, Italic, Underline आदि का प्रयोग करने के लिए किया जाता है। M. S. excel में Home Tab, default tab के रूप में खुला है। Home Tab के अंतर्गत सात ग्रुप (Clipboard, Font, Alignment, Number, Style, cells, और Editing आते हैं।

A. Clipboard Group

Clipboard एक temporary storage होता है। जब आप टेक्स्ट, डाटा या इमेज को Cut या Copy करते हैं, तो वह clipboard में जाकर स्टोर हो जाता है। clipboard तब तक store रहता है, जब तक आप कंप्यूटर को बंद नहीं करते । Clipboard के अंतर्गत 4 कमांड आते हैं। Cut, Copy, Paste और Format printer।

Cut

इस कमांड के द्वारा सिलेक्टेड सेल में मौजूद डाटा को Cut करते हैं।

Copy

इस कमांड के द्वारा सिलेक्टेड सेल में मौजूद डाटा को Copy कर सकते हैं।

Paste

इस कमांड के द्वारा Cut या copy किए गए element को पेस्ट करते हैं।

Format printer

इस Command की मदद से cell  के Formatting को Copy करते है ।

Font Group

Font group में कुल 10 command होते है। जो Font की Formatting करने के लिए प्रयोग किया जाता है। Font, style, font size, font color आदि Set करने के लिए Font group का इस्तेमाल करते है।

Font

इस command के द्वारा आप अपनी इच्छा अनुसार Font का चयन कर सकते हैं।

Font size

Font की size बदलने के लिए Font size का प्रयोग करते हैं।

Bold

Cell में type किए गए टेक्स्ट को Bold करने के लिए इस कमांड का प्रयोग करते हैं।

Italic

Font को हल्का टेढ़ा करने के लिए कि पहले का प्रयोग करते हैं।

Underline

इस कमांड का प्रयोग text को underline करने के लिए करते हैं।

Font color

Font के कलर को बदलने के लिए इस Commend का प्रयोग करते हैं।

Fill color

Cell के background को कलर करने के लिए इस कमांड का प्रयोग करते हैं।

Increase Font

Text के साइज को बढ़ाने के लिए इस कमांड का प्रयोग करते हैं।

Decrease font

Text के Font size को कम करने के लिए इस कमांड का प्रयोग करते हैं।

Border

Cell के border line को सेट करने या टेबल डिजाइन करने में इस कमांड का प्रयोग करते हैं ।

B. Alignment Group

Alignment group के अंतर्गत 11 command आते हैं। इन command की मदद से आप सेल में उपलब्ध डाटा के alignment को सेट कर सकते हैं।

Top aligns

Cell में लिखे text को ऊपर की तरफ करने के लिए top align का प्रयोग करते हैं।

Middle aligns

Cell में लिखे text को बीच में करने के लिए middle align का प्रयोग करते हैं।

Bottom aligns

Cell में लिखे text को नीचे की तरफ लाने के लिए bottom align का प्रयोग करते हैं।

Left align

Cell में लिखे text को left में लाने के लिए left align का प्रयोग करते हैं।

Right align

Cell में लिखे text को right में लाने के लिए right align का प्रयोग करते हैं।

Center aligns

Cell में लिखे text को center में लाने के लिए center align का प्रयोग करते हैं।

Orientations

Cell सेल में लिखे Text को किसी भी तरफ घुमाने के लिए इस कमांड का प्रयोग करते हैं।

Decrease Indent

Cell के मार्जिन को घटाने के लिए Decrease indent का प्रयोग करते हैं।

Increase Indent

Cell की मार्जिन को बढानें के लिए Increase Indent का प्रयोग करते हैं।

Wrap text

Cell में लिखे text को उसी cell में पूरा का पूरा दिखाने के लिए इस कमांड का प्रयोग करते हैं।

Merge & center

इस command का प्रयोग करके दो या दो से अधिक cell के डाटा को आपस में जोड़ सकते हैं।

C. Number group

इस ग्रुप में दिए गए कमांड का प्रयोग करके हम किसी भी नंबर के फॉर्मेट को बदल सकते हैं।

Number Format

कमांड की मदद से आप नंबर के डाटा को डिफाइन कर सकते हैं। इस कमांड के अंतर्गत General, Number, Currency, Accounting, Short date, Long date, Time, Percentage, आदि Sub-command आते है।

Accounting Number Format

इस कमांड की मदद से हम Number के आगे किसी भी देश की मुद्रा का निशान लगा सकते हैं।

Percentage style

इस Command  की मदद से आप नंबर के आगे % का निशान लगा सकते हैं।

Comma style

इस Command की मदद से आप बड़ी संख्याओं में हर 3 अंक के बाद comma (,)का निशान लगा सकते हैं।

Increase/Decrease Decimal

इन command की मदद से Decimal (.) के बाद की संख्याओं को घटा बढ़ा सकते हैं।

D. Style Group

इस ग्रुप के अंतर्गत 3 कमांड आते हैं,Conditional Formatting, Format as Table, cell style।

Cells को अच्छा और आकर्षित दिखाने के लिए इस ग्रुप का प्रयोग करते हैं।

Conditional Formatting

इस Command की मदद से हम एक साथ कई सेल्स को अपनी इच्छानुसार फॉर्मेट कर सकते हैं। इस कमांड का प्रयोग ज्यादातर तक किया जाता है, जब डाटा बहुत ज्यादा होता है।

Format as Table

M.S. Excel में टेबल create करने के लिए आप इस कमांड का प्रयोग कर सकते हैं।

Cell Style

इस कमांड की मदद से सिलेक्ट किए गए सेल की स्टाइल को बदल सकते हैं।

E. Cells Group

इस ग्रुप में 3 कमांड है, Insert, Delete, और Format।

Insert Command

इस कमांड की मदद से एमएस एक्सल में cells, Insert sheet Row, Insert sheet column, या Insert sheet को इंसर्ट कर सकते हैं।

Delete Command

इस कमांड की मदद से एमएस एक्सल में cells, sheet Row, sheet column, या sheet को डिलीट कर सकते हैं।

Format

इस command की मदद से आप cells, row, और column की लंबाई-चौड़ाई को घटा तथा बढा सकते हैं।  इस कमांड की मदद से आप सेल रो या कॉलम को हाइड भी कर सकते हैं, तथा सीट को प्रोटेक्ट भी कर सकते हैं।

F. Editing Group

Editing tool की मदद से आप calculation, fill, clear, sorting, finding, आदि कार्य कर सकते हैं।

Auto sum

इस command की मदद से आप बड़े से बड़े डाटा का sum, average, count number, max तथा min बड़ी आसानी से ज्ञात कर सकते हैं।

Fill

इस कमांड की मदद से आप cells के Left, right, top, down cell में आसानी से डाटा fill कर सकते हैं।

Clear

इस कमांड की मदद से cells के अंदर के डाटा या Format को clear कर सकते हैं।

Sort & Filter

इस कमांड की सहायता से डाटा को छांट सकते हैं, या एक क्रम में लगा सकते हैं।

Find & Select

इस command की मदद से Data  को आप एमएस एक्सल शीट से बड़ी आसानी से ढूंढ सकते हैं।

2. Insert Tab

Insert tab का प्रयोग हम कोई भी Item जैसे Picture, charts, shapes etc. को लाने के लिए  करते हैं। M.S. Excel Insert Tab को आप Keyboard से Alt+ N दबाकर या Mouse से Insert Tab पर click करके खोल सकते हैं। Insert Tab के अंतर्गत 5 ग्रुप ( tables, Illustrations, charts, links, text) आते हैं।

A. Tables Group

इस ग्रुप के अंतर्गत दो command आते हैं। Pivot table और table। इनका प्रयोग करके आप टेबल बना सकते हैं।

Pivot table

इस command की मदद से आप pivot टेबल या pivot chart बना सकते हैं। इस टेबल की सहायता से डाटा को summarize, analysis, और calculate आसानी से कर सकते हैं। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में बड़े-बड़े डेटाबेस को हैंडल करने के लिए pivot table का प्रयोग किया जाता है।

Pivot table create करने के लिए आपको सबसे पहले

Ø माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में एक Database table create करें।

Ø Database table को सेलेक्ट करें। टेबल ग्रुप के अंदर pivot table पर क्लिक करें।

Ø Pivot table का एक Dialog box डिस्प्ले होगा। जिसमें हमें अब अपने टेबल का रेंज सिलेक्ट करना है।

Ø अब ok बटन पर क्लिक कर दें। आपका Pivot table बनकर तैयार हो जाएगा।

Ø pivot table की तरह pivot chart भी बना सकते हैं।

Table

M.S. excel में टेबल बनाने के लिए आपको electronic spreadsheet को सेलेक्ट करना होगा। सेलेक्ट करने के बाद टेबल पर क्लिक कर दें। आपका टेबल तैयार हो जाएगा।

B. Illustrations Group

इस ग्रुप की मदद से आप एमएस एक्सल में picture, shapes, Clipart, SmartArt, आदि insert करके अपने फाइल को आकर्षक बना सकते हैं। इस ग्रुप के अंतर्गत 4 कमांड ( Picture, shapes, Clipart, smart art) आते हैं।

Picture

इस कमांड की मदद से आप अपने एक्सल शीट में picture Insert कर सकते हैं।

Clipart

M.S. excel में पहले से ही क्लिप आर्ट उपलब्ध रहते हैं। क्लिप आर्ट को सीट पर लाने के लिए आपको क्लिप आर्ट कमांड पर क्लिक करना होगा।

क्लिप आर्ट कमांड पर क्लिक करने पर एक डायलॉग बॉक्स ओपन होगा। जहां पर आप अपनी इच्छा अनुसार क्लिप आर्ट को सर्च करके इंसर्ट कर सकते हैं।

Shapes

M.S. excel में shapes को insert करने के लिए आपको shapes command में down arrow पर क्लिक करना होगा।

क्लिक करते ही आपको एक लिस्ट दिखाई देगी, जहां से आप अपनी इच्छा अनुसार shapes का चयन कर insert कर सकते हैं।

Smart art

Data को Graphics view में दर्शाने के लिए smart art का प्रयोग करते हैं। M.S. excel में 7 तरीके के (list, process, cycle, hierarchy, relationship, matrix, Pyramid) smart art उपलब्ध है इन्हे excel sheet पर represent करने के लिए Smart art command पर क्लिक करना होगा। जहां पर एक Dialog box open  होगा। वहां से आप अपनी इच्छा अनुसार Art का चयन कर सकते हैं।

Charts

किसी भी Data को Graphics view में दिखाने के लिए Charts group का प्रयोग करते हैं। Data को  chart में लाने के लिए सबसे पहले हमें एक Data table बनाना होगा। इसके बाद Data table  को सेलेक्ट करके आप अपनी जरूरत के हिसाब से chart command में chart पर क्लिक करें।

आपका Data chart view में दिखने लगेगा।

C. Links Group

Data को किसी External file (data) के साथ link करने के लिए इस ग्रुप में उपलब्ध Hyperlink command का प्रयोग करते हैं।

D. Text Group

Text group में आपको 6 command (text box, header & footer, word art, signature line, object, और Symbol) मिलेंगे।

Text box

इस Command की मदद से आप अपने excel sheet में text box  बना सकते हैं, तथा अपनी इच्छा अनुसार आप इसकी formatting भी कर सकते हैं।

Header & Footer

इस command का प्रयोग करते हुए आप प्रत्येक page में header और footer को insert कर सकते हैं।

Header page में ऊपर की तरफ तथा footer नीचे की तरफ होता है।

Word art

इस command में आपको कई तरह के Text style मिल जाएंगे। जिसका प्रयोग करते हुए आप अपने Text को smart बना सकते हैं।

Signature

Excel sheet में Digital signature create करने के लिए signature command का प्रयोग करते हैं। Digital signature insert करने के लिए आपको signature command के डाउन एरो पर क्लिक करके Microsoft office signature line पर क्लिक करना होगा। Click करने पर एक Dialog box खुलेगा, जहां पर दिए गए Text column को भरकर ok पर क्लिक कर दें।

आपका Signature create हो जाएगा।

E. Object

अगर आप किसी External application का प्रयोग एम एस एक्सेल में करना चाहते हैं, तो object command का प्रयोग कर सकते हैं।

F. Symbol

इस कमांड की मदद से हम ऐसे भी Symbol को एक्सेल शीट में Insert कर सकते हैं, जो कि हमारे कीबोर्ड में नहीं है। जैसे- trademark (™️),  register (®️), copyright ©️ आदि।